اساس مديريت بهينه در هر کاري بر پايه برنامه ريزي قرار دارد. روابط عمومي به عنوان متنوع ترين و منعطف ترين بخش سازمان از اين قاعده مستثني نيست و براي راهبري مناسب، عملکرد آن در سازمان بايد حتماً برنامه ريزي را در راس کارهاي خود قرار دهد. شيوه عمل ارايه شده در برنامه ريزي راهگشاي بسياري از سوال ها و بن بست ها در هنگام پياده سازي و اجراي نقش هاي مختلف در روابط عمومي خواهد بود.
با توجه به اين موضوع، بايد عنوان کرد روش برنامه ريزي در سيستم روابط عمومي الکترونيکي از نظر ساختاري تفاوتي با روش هاي معمول برنامه ريزي ندارد ولي آنچه که باعث حساس تر شدن امر مي شود تفاوت در تخصص هاي مورد نياز و تکنيک هاي مورد استفاده در روابط عمومي الکترونيکي است و شامل مراحل زير خواهد بود:
شناسايي مخاطبان: يکي از محوري ترين وظايف روابط عمومي ها شناسايي مخاطبان سازمان است. در روابط عمومي الکترونيکي به دو روش مي توان مخاطبان را تقسيم بندي و سپس شناسايي کرد، اول بر حسب محيط که بر اين اساس دو گروه مخاطب خواهيم داشت:
الف) مخاطب در محيط فيزيکي
ب) مخاطب در محيط مجازي
رويکرد ها و شيوه عمل در قبال هر يک از اين دو گروه متفاوت خواهد بود.
روش ديگر تقسيم بندي مخاطبان بر اساس ساختار سازمان است؛ در اين روش مخاطبان به دو گروه زير تقسيم خواهد شد.
الف) مخاطبان درون سازمان
ب) مخاطبان برون سازمان
در هر دو روش تقسيم بندي، علاوه بر امکان هم پوشاني روش ديگر نيز وجود دارد. اما روابط عمومي با شناخت اين روش ها مي تواند در مراحل بعدي برنامه ريزي موفق تر عمل کند.
تعيين و هماهنگ سازي اهداف روابط عمومي بر اساس اهداف سازمان
هر سازماني براي پيشبرد کارها و ارايه فعاليت هاي خود، نيازمند داشتن راهبردها و اهداف کلان است. اين راهبردهاي کلان در واحد ها و اداره هاي زير مجموعه هر سازماني حدود و تعاريف مشخصي پيدا مي کنند و به عملکرد آن بخش از سازمان سر و شکل مي دهند. روابط عمومي هم از اين قاعده مستثني نيست و بايد تابع راهبردهاي کلان سازمان باشد و برنامه ها و اهداف خود را با اين استراتژي ها هماهنگ سازد.
بنابراين در تعيين روش هاي کار در روابط عمومي الکترونيکي چه از بعد اجرايي و چه از بعد فني از سازماني به سازمان ديگر و از شرکتي به شرکت ديگر، شاهد تفاوت هايي خواهيم بود. نقطه مشترک اهداف توسعه ديجيتالي روابط عمومي سازمان، بر پايه طرح جامع توسعه فناوري اطلاعات در آن سازمان استوار خواهد شد و در ابعاد زيرساختي و روساختي از شاخص ها و استانداردهاي آن پيروي خواهد کرد.
تعيين پيام هاي روابط عمومي
پس از شناسايي مخاطبان و تعيين اهداف در روابط عمومي الکترونيکي، بايد بسته به شرايط مخاطبان و راهبردهاي تعيين شده و با توجه به ابزارها و امکانات فني و تخصصي سازمان، پيام هايي را تهيه کرده و ابزار انتقال آن به مخاطب را نيز شناسايي کرد.
تهيه پيش نويس برنامه ها
در اين فاز با تهيه چهارچوب اوليه برنامه، عمل آن را براي مشاوره، رفع نقايص و آماده شدن براي تصويب نهايي در اختيار مديران قرار مي دهند. در اين مرحله اقدامات مربوط به بررسي هماهنگي برنامه هاي روابط عمومي الکترونيکي با اصول کلي طرح جامع کسب وکار و طرح جامع فناوري اطلاعات سازمان صورت مي گيرد.
حتي اگر قوي ترين تيم روابط عمومي، در يک موسسه يا سازمان فعاليت کنند، چنانچه در ساختار خود سازمان ديدگاه منسجم و روشني نسبت به امور ارتباطات و اطلاع رساني برقرار نباشد، روابط عمومي قادر به پاسخگويي و سامان بخشيدن به اوضاع نخواهد بود. بنابراين اگر تفکر حاکم بر روابط عمومي در جهت سوق دادن فعاليت ها به روابط عمومي الکترونيکي باشد اما در ساير بخش هاي سازمان چنين ديدگاهي شکل نگرفته باشد تلاش ها و برنامه ريزي هاي بخش روابط عمومي الکترونيکي هيچگاه موثر نخواهد بود به همين دليل لازم است که سازمان به موضوع روابط عمومي الکترونيکي نگاهي از بالا به پايين داشته باشد و ساختار خود را در تمام بخش ها با فناوري هاي هم سطح آماده سازد.
Twitter
Google
Yahoo
Delicious
بالاترین
دنباله
اساس مديريت بهينه در هر کاري بر پايه برنامه ريزي قرار دارد. روابط عمومي به عنوان متنوع ترين و منعطف ترين بخش سازمان از اين قاعده مستثني نيست و براي راهبري مناسب، عملکرد آن در سازمان بايد حتماً برنامه ريزي را در راس کارهاي خود قرار دهد. شيوه عمل ارايه شده در برنامه ريزي راهگشاي بسياري از سوال ها و بن بست ها در هنگام پياده سازي و اجراي نقش هاي مختلف در روابط عمومي خواهد بود.
نسخه‌ی چاپی
ارسال اين مطلب به دوستان